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Del “Management by facts” al “Management by symptoms”

Desde que las Tecnologías de la Información en general, e Internet en particular, cobraron la relevancia que tienen, digamos a partir del comienzo del siglo actual, todo pasa a otra velocidad. La de los hechos se ha multiplicado por 10 o por 20. De forma coloquial, se comentaba que lo que antes sucedía en años, a partir de la aparición de Internet sucedía en meses.

Por otro lado, cuando hablábamos del ciclo de vida de un producto en el siglo XX, se estimaba que era en torno a 20 años, mientras que en la actualidad se estima que es de aproximadamente un año. Es decir, que hay un absoluto consenso sobre la aceleración espectacular de los hechos, ya sean 10 o 20 veces.

Esto obliga a que los directivos tengan que tomar decisiones a otro ritmo. Recordemos que siempre hemos aceptado que la peor decisión es la que no se toma o se toma tarde. Y este es el problema al que se enfrentan los directivos en la actualidad, ya que han estado entrenados para tomar decisiones basadas en hechos que ya han sucedido. O explicado de otra forma, el proceso de toma de decisiones tradicional ha sido: ante un hecho que se ha producido, se realiza el análisis correspondiente, se extraen las conclusiones, se establecen las recomendaciones y por fin se actúa.

Simplemente el hecho de hablar del proceso ya nos hace pensar que el periodo de tiempo para realizarlo es demasiado largo para la actualidad. Con toda seguridad llegaremos tarde, la decisión se tomará con retardo y entonces nos veremos en el peor de los casos.

Por otro lado, los directivos se apoyan en herramientas o instrumentos que se basan en hechos, como pueden ser los estudios de mercado, que nos pueden comentar con indudable precisión lo que ha pasado hasta el momento en el que se ha realizado el estudio. Pero su extrapolación para orientarse al futuro es cuando menos dudosa, me atrevería a decir que casi con toda seguridad será errónea.

Ha llegado el momento en el que debemos ser conscientes de que el valor añadido de un directivo ya no es controlar o gestionar los recursos de la empresa. Eso se da por sentado, se supone que ese conocimiento ya lo tienen y que existen herramientas de sobra para que le ayuden. Ha llegado el momento en el que de verdad se considere el valor estratégico del directivo, que no es otro que la visión del futuro y la capacidad para liderar el proyecto de transformación de la empresa que conduzca a ésta al lugar adecuado, de la forma adecuada y en el momento adecuado. Esto es, ha llegado el momento en el que el directivo tiene que tener un pensamiento y una actuación estratégica de verdad.

Aceptado que el directivo tiene que pensar y actuar en el plano estratégico y no en el plano operativo, lo que tiene que conseguir y exigir a su equipo es que se preocupen de establecer las mejores prácticas en la empresa. Entretanto, el directivo debe tener el tiempo para visualizar el futuro y lanzar los proyectos estratégicos que concluyan con la transformación o adaptación de la empresa, de tal forma que puedan competir de forma diferente, hacer las cosas de forma diferente a los demás, como apuntaba Michael Porter, y me permito completar con hacerlas en coherencia con el momento en el que van a actuar.

Para poder actuar, por lo tanto, de forma coherente en el momento actual, teniendo en cuenta la velocidad a la que suceden los cambios en el mercado, hay que tener esa visión de futuro. Y muy pocos tienen esa intuición, por lo que hay que estar al tanto de todo lo que está pasando que pueda tener repercusión en el futuro próximo. Recuerdo un titular antiguo de un periódico que decía: “Tele-estudiantes de hoy, tele-trabajadores de mañana”, es decir, que algo que está pasando ahora tendrá una repercusión en el medio plazo.

Por ello, si siempre se ha comentado que la primera actividad del directivo tiene que ser leer los periódicos o escuchar las noticias para estar al tanto de lo que pasa en el mundo y en el mercado, ahora me permito decir que ese leer o escuchar debe ser especialmente analítico y reflexivo. De tal forma que el directivo vaya haciéndose una composición mental sobre lo que puede pasar y sobre el mundo que nos viene, y así empezar a visualizar los escenarios más probables y actuar en consecuencia, a fin de que pueda sincronizar los cambios empresariales con los cambios en el entorno.

En definitiva, apoyarse en síntomas y hasta cierto punto en tendencias que permitan actuar con la velocidad que ahora exige el mercado. Porque la cadena “hecho-análisis-conclusiones-recomendaciones-actuación” pertenece ya al pasado y nos llevaría a tomar el peor tipo de decisiones, las que se toman tarde. Y esto no puede permitírselo un buen directivo.

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¿La mejor alternativa…?

Durante mi carrera docente me he encontrado con alumnos de todo tipo: brillantes, torpes, groseros, encantadores, prepotentes… Y muy especialmente en los Máster Executive -aquellos en los que el alumno se supone que tiene ya una cierta experiencia profesional- me he encontrado con mucho alumno listo. Tanto, que a veces te preguntas para qué se habrá matriculado con lo listo que se cree que es.

Este es el alumno que más allá de asistir al curso para aprender, parece que asiste para intentar mostrar a sus compañeros y profesores lo listo que es y lo que sabe. Es ese alumno que se permite decir, al final de una clase -como me comentaba un excelente profesor muy amigo mío-, “este profesor es realmente brillante, estoy completamente de acuerdo con todo lo que ha dicho en la clase y es lo que yo hago”.

Este mismo alumno suele ser muy bien evaluado por la mayoría de los profesores, excepto por mí en muchas ocasiones. Puedo recordar que muchos números uno de promoción de Escuelas de Negocio de gran prestigio internacional, conmigo han obtenido una calificación media o incluso por debajo de la media.

Además, suelen ser muy bien considerados, e incluso seguidos por muchos de sus compañeros que admiran su sabiduría. Y aquí es donde, en mi opinión hacen un daño enorme. Porque sus malas prácticas son aceptadas por otros colegas, y así vamos creando mediocres con Máster que luego vuelven a la empresa realizando las mismas prácticas erróneas en muchas ocasiones, pero ahora avalados por un Máster Executive. De este modo, vamos incrementando y avalando la mediocridad, que como ya apuntamos en otro artículo, es el pasto de la mayoría de las empresas.

Hay dos temas especialmente recurrentes donde el listo intenta presumir delante de sus compañeros. Uno es el del profesional que, además, hace sus pinitos como emprendedor, y que se empeña en demostrar delante de sus compañeros lo brillante de su idea y lo bien que la está ejecutando. Este es fácil de desmontar, pues con la sola de pregunta “¿eres rico ya o crees que lo serás en breve?” suele terminarse la historia. En la mayoría de los casos la respuesta, con cierta risita nerviosa, es “no, por eso estoy aquí”. Y ahí se termina, y el efecto negativo que pudiera ejercer sobre sus compañeros queda automáticamente atenuado. Además, muchos de los que estudian estos Máster aspiran a ser auténticos directivos y no emprendedores.

El peligro se centra en el listo que ejerce de listo y que, como hemos dicho, cuenta con la admiración de sus compañeros y la aceptación de muchos de los profesores. Éste suele tener un perfil de mando intermedio de gran empresa. Tal personaje encuentra su campo de actuación siempre, diciendo lo que hace en su empresa, sea del tema que sea, es decir, habla para presumir de lo que se cree que sabe calificando siempre lo que hace como la mejor alternativa. Y aquí viene la batalla.

Cuando algún listo hace este tipo de planteamiento, mi pregunta es si podría contarnos cuántas alternativas diferentes ha analizado y probado para llegar a la conclusión de que la forma en la que están actuando en su empresa es la mejor. La respuesta, con cierto tono molesto, es que ninguna, pero que es la mejor y no hay nada más que ver a la competencia.

Preguntado por cómo lo hace la competencia, responde que no lo sabe, pero que seguro que no como ellos. Es decir, se va generando una tensión que suele culminar cuando mi conclusión es que están haciendo algo de una determinada manera, y que con los resultados que obtienen están satisfechos o al menos les vale. Pero que no saben si habría otra forma de actuación con la que podrían obtener mejores resultados. Todo el mundo lo entiende, menos el listo, que simplemente se calla y se siente ofendido. En realidad, actúa como el conductor joven e inexperto que cuando lleva 10.000 Km. conducidos, se cree que es un piloto de Fórmula 1, y es ahí cuando su riesgo de accidente se incrementa de manera sustancial, pero no es capaz de reconocerlo.

Si queremos calificar una forma de actuación como la mejor alternativa, para ello debemos haber planteado el máximo número de alternativas posibles, a fin de ir descartando progresivamente hasta quedarnos con dos o tres, tampoco más. Y analizar éstas con todo detalle, viendo los pros y los contras de cada una de ellas y, en la medida de lo posible, cuantificarlos de tal forma que tengamos una mejor alternativa descubierta de forma objetiva y racional.

Esta es la forma de actuar estratégicamente. Una vez que tenemos las mejores alternativas cuantificadas, es cuando se debe tomar la decisión sobre cuál será nuestra mejor alternativa, que no necesariamente tiene que ser la que ha salido mejor evaluada en el análisis racional. Porque el segundo filtro debe ser el que aporta la experiencia y la intuición para tomar la decisión final sobre nuestra mejor forma de proceder.

Es importante entonces entender que la mejor alternativa, como conclusión de nuestro análisis racional, no necesariamente tiene que ser nuestra mejor alternativa. Es decir, no hay mejores alternativas universales, aunque reconozcamos las mejores prácticas, pues después de descubrirlas tendremos que preguntarnos si podremos llevarlas a cabo de forma eficiente y rentable.

Reflexión 10: ¿hablamos de estrategia digital o de transformación digital?

Cuando veo los partidos de fútbol y escucho a los comentaristas decir, cuando un equipo va a tirar una falta, que van a realizar una jugada de estrategia, no puedo por menos de reírme. Porque no parece que tenga mucho sentido hablar de una acción de corto plazo como si fuera un planteamiento de largo plazo. Podríamos aceptar que la ejecución de la falta fuera lo que en términos estratégicos se denomina quick wins.

Entonces, cuando hablamos de algo relacionado con la digitalización de la empresa, es lo mismo que la ejecución de la falta en el fútbol. Se trata de utilizar las herramientas digitales de las que se dispone para ganar el partido, y finalmente el campeonato. Es decir, en la empresa utilizaremos las herramientas digitales de las que disponemos para marcar un gol en el mercado. Para ello, incorporemos en nuestra cadena de valor, en nuestros departamentos, las herramientas digitales de las que dispongamos en cada momento, como ya dijimos, unas veces como soporte para conseguir un mayor rendimiento de los empleados, y otras veces como reemplazo de los mismos. Con lo que estaremos produciendo una transformación en la empresa, esto es, una transformación digital.

Reflexión 9: ¿son lo mismo la estrategia y las acciones a realizar?

Este es uno de los asuntos que cada vez me dan más miedo en las empresas. Vamos a hacer cosas, pero mi pregunta es: ¿para qué hacer esas cosas? Tendrá que haber una idea fundamental de partida. Todos sabemos y aceptamos que el éxito de la estrategia está en su implantación y no en su enunciado, cierto, pero lo que tenemos que saber es qué queremos implantar, con lo que debemos partir de un enunciado de la estrategia, como ya apuntamos en la reflexión anterior.

Los pasos que debemos dar son: primero, entender perfectamente el mercado; segundo, establecer el mix estratégico que mejor nos alinee con ese mercado; y en tercer lugar, decidir las acciones a realizar para implantar ese mix estratégico, lo que deberá estar dentro de un plan perfectamente definido. Esto es, un plan estratégico que nos ayude a desencadenar los proyectos correspondientes, en paralelo con las operaciones, todo ello para ir produciendo ese cambio hacia una transformación digital, como soporte de un mix estratégico perfectamente establecido.

Esto nos llevaría a rebatir a los que dicen que hablar de largo plazo en la actualidad no tiene sentido por la velocidad de los cambios. Nada más lejos de la realidad: la estrategia se mantiene en el tiempo, lo que debe ir cambiando es el plan estratégico, en función de las herramientas con las que contemos para la implantación de las acciones que hayamos definido.

Reflexión 6: ¿en qué momento debemos plantearnos la transformación?

La transformación de la empresa hay que hacerla para superar situaciones de crisis, a ser posible estratégicas. Ese es el momento ideal para abordarla. Y la transformación debe ser un proceso sistemático y metodológico, que contemple el conjunto de la estructura, es decir, las seis variables a las que ya nos hemos referido: Estrategia, Organización, Sistemas de Dirección, Organización Formal del Trabajo, Políticas Retributivas y Sistemas y Tecnologías de la Información.

Es importante entender el papel de cada una de ellas en la configuración de la estructura, sabiendo que la empresa tiene que estar perfectamente alineada con el entorno. La variable responsable de realizar el link entre éste y la empresa es la Estrategia, que será definida después de un profundo análisis del entorno y de las capacidades de la organización. En consecuencia, se establecerán los objetivos globales a cumplir, así como los indicadores clave que nos avisen de cualquier atisbo de cambio que se pueda producir interna o externamente, a fin de poder abortar cualquier situación de crisis de forma proactiva.

Pero el éxito de la estrategia no está sólo en su enunciado, ni mucho menos. Cuando mejor sea ese enunciado o definición, mejor. Pero el auténtico éxito lo alcanzaremos a través de su implantación, lo que se realizará a través de los cambios adecuados en el resto de las variables y, consecuentemente, en la transformación de la estructura operativa de la empresa.

La abundancia es mala consejera

Recuerdo varias ocasiones, en diferentes empresas en las que he trabajado, donde la obtención de unos beneficios espectaculares generó las peores decisiones que un directivo puede tomar. Y fueron el comienzo de situaciones muy complicadas, una incluso concluyó con su venta. En todos los casos, algunos altos directivos se pusieron a jugar a un juego para el que no estaban preparados. Se pensaron que eran financieros de Wall Street y se dedicaron a comprar empresas, con el pretexto de buscar sinergias.

Como les sobraba el dinero, la investigación y los análisis -especialmente financieros- que realizaron fueron escasos hasta el punto de ocasionar un agujero financiero en la empresa que acabó en desastre.

Una de las empresas se dedicaba a la venta de productos informáticos y de oficina por catálogo, y posteriormente por Internet. Pretendía acelerar su estrategia de internacionalización, ya que, si bien en España fue capaz de empezar operaciones partiendo de cero en seis meses, en el caso de Francia les llevó prácticamente dos años.

Ante esta situación, el presidente tomó la decisión de acelerar el proceso comprando empresas en un par de países donde la empresa no estaba presente. El análisis que se realizó de ambas empresas fue escaso y no contó con los profesionales con la formación y experiencia suficiente en compra de empresas. El resultado fue que una funcionaba, aunque constó mucho integrarla a nivel operativo en el grupo, y la otra fue un desastre que provocó unas pérdidas sangrantes.

Cuando se negocia con otras empresas, y muy especialmente para integrarlas en un grupo, es fundamental analizar su estado financiero en profundidad. Pero, además, hay que analizar si son fácilmente integrables a nivel operativo, si su cultura es próxima y se pueden acoplar fácilmente en la estructura de la empresa. Y, por supuesto, fijarse en detalles acerca de la personalidad de los socios.

Recuerdo que cuando me presentaron a los socios de una de las dos empresas compradas -que son de una nacionalidad que no voy a mencionar, pero que ya he comprobado en varias ocasiones que requieren especial análisis las relaciones con empresarios de ese país-, en una comida parecía que estaban en una fiesta. Y claro, viendo lo que habían vendido y al precio que lo habían vendido, no era de extrañar su euforia.

Otro caso que recuerdo es el de una de las mejores empresas, en mi opinión, de consultoría de negocios, que contaba sus proyectos por éxitos espectaculares. En su momento decidió desarrollar una estrategia de integración vertical y otra de crecimiento. Para ello, compró una empresa de consultoría estratégica, de la misma nacionalidad que la que he mencionado en el caso anterior, y otra de Estados Unidos, también tremendamente exitosa en consultoría de negocios, pero que realizaba los proyectos con una metodología completamente distinta.

El resultado, una vez más, fue desastroso. La empresa de consultoría estratégica tenía un agujero negro financiero brutal y una serie de compromisos con diferentes clientes que la hacían inviable, con lo que después de un  par de años de intentar reflotarla, fue necesario cerrarla.

El problema de este desastre fue, de nuevo, el exceso de liquidez, que no obligó a realizar un análisis exhaustivo de la situación real de la empresa. Los directivos estaban ilusionadísimos con la integración vertical de la empresa, pues si realmente se realizaba con éxito, su negocio base de consultoría de negocio se vería beneficiado por una situación de privilegio absoluto con respecto a los clientes de la consultora de estrategia que habían adquirido. La gran idea y el exceso de liquidez fueron los peores consejeros, y los directivos, consecuentemente, actuaron sin la necesidad a que la escasez obliga.

Con respecto a la empresa americana de consultoría de negocios adquirida, el resultado final fue también desastroso. Porque, si bien esta empresa era seria y contaba con profesionales extraordinarios, no hubo forma de integrarla. Al cabo de unos cinco o seis años, fue revendida al dueño original por un dólar.

Como ya hemos dicho, la empresa compradora era una de las mejores, me atrevería a decir la mejor, en consultoría de negocios. Contaba con una metodología espectacular, su sistema de gestión estaba absolutamente orientado a resultados, donde la metodología y los procesos primaban sobre la persona. El perfil de los empleados era de gente muy lista, aunque muchos sin estudios universitarios, que dominaba varios idiomas, un mínimo de tres, acostumbrada a vivir fuera de su casa de lunes a viernes. Eran de los que llevaban adelante el proyecto en casa del cliente.

Por el contrario, la empresa comprada, si bien también era magnífica, su metodología era muy diferente y su sistema de gestión estaba orientado al empleado en vez de orientado a los procesos. Aunque contaran con una excelente metodología, el éxito residía en quien llevaba a cabo el proyecto, es decir, quien aplicaba la metodología.

Como consecuencia, el perfil de los consultores de esta empresa era opuesto al de la compañía compradora. Eran académicos, doctores en un porcentaje muy elevado, y a diferencia de la empresa compradora, enseñaban a los clientes a pescar, en vez de darles los peces. Dicho de otra forma, la empresa compradora estaba compuesta por geos y la comprada por académicos. El resultado fue una vez más desastroso.

Podríamos citar muchos más ejemplos, pero creo que es suficiente para concluir que la abundancia nos lleva a relajarnos en los análisis necesarios para tomar decisiones lo más correctas posible. Y en el caso de los autónomos, es bastante habitual encontrarse con momentos de ingresos altos, seguidos de otros ingresos bajos. Mucho cuidado, pues, con las decisiones que se toman a nivel profesional y personal en los momentos de abundancia. Pueden hipotecar nuestro futuro.

Transformación digital

He asistido muchas conferencias recientemente en las que el tópico ha sido la transformación digital, y además he visto muchos de los programas de muchas escuelas de negocio, muy especialmente de las que han nacido aprovechando el boom tecnológico, y la verdad es que me han causado una gran decepción. Porque he visto mucho de herramientas, pero muy poco o nada de fundamentos.

En una entrevista le preguntaron a Michael Porter sobre cuáles eran los cambios que se habían producido en Estrategia en las últimas décadas con la explosión de Internet y las Tecnologías de la Información en general. Su respuesta, que suscribo al cien por cien, fue que, en lo básico, en los fundamentos, no ha cambiado nada. Lo que ha cambiado es la forma, en las herramientas y en las posibilidades de comunicación.

Creo que este es el principio que tiene que presidir toda actuación directiva, sin menospreciar lo que sigue siendo clave, reconociendo su desconocimiento, si es así. Y sin sobrevalorar lo que es importantísimo en cada momento, como es la tecnología y especialmente las Tecnologías de la Información en la actualidad, donde Internet y las redes sociales cobran una especial relevancia.

En la actualidad, la digitalización de las empresas es fundamental para poder responder a una sociedad y un mercado digitalizado. Las empresas, recordemos, tienen que realizar su actividad económica en un entorno, y si estamos en la era de la Información e Internet, la web2.0 y las redes sociales, no cabe ninguna duda de que la empresa debe adaptarse o transformarse para alinearse con ese entorno. Y así tener razón de ser y luego aprender a ser competitiva utilizando de forma correcta las herramientas que el entorno ha puesto a nuestra disposición.

Por lo tanto, la transformación digital es un proceso de transformación como otro de los muchos que ha tenido que acometer la empresa a lo largo de la historia. El problema es que están intentando realizarla, en muchos casos, personas que carecen de los conocimientos y la experiencia suficiente en gestión empresarial.

Unos son técnicos o tecnólogos, en muchos casos magníficos, pero que de lo que saben es de Tecnología, de Comunicación Digital, de Internet, de Redes Sociales, etc… Pero carecen de los conocimientos y experiencia de management que hemos comentado. Otros, directamente, es que ni son tecnólogos ni son directivos, aunque tengan el título, y entonces entienden que la transformación digital es hacer una página web, más o menos sofisticada y tener presencia, en muchos casos indiscriminada, en las redes sociales. Y ya, para rematarlo, cambiar la fisonomía de la oficina, metiendo un futbolín y cambiando las mesas y los despachos por sofás y espacios abiertos.

Algunas de estas cosas no están mal o incluso están fenomenal. Pero eso no es transformación digital, es transformación al desastre. Lo primero es entender que la transformación debe ser consecuencia de un proceso, algo que ha sido fundamental a lo largo de la historia, y un proceso lleva tiempo y hay que actuar sobre las diferentes dimensiones de la empresa.

Lo primero que tiene que plantearse la empresa es si su modelo de negocio tiene sentido en el entorno actual. Si es así, revisar todos los aspectos estratégicos, a los tres niveles: Corporativo, Competitivo y Funcional. Y terminar con la revisión de la cadena de valor y comprobar que todas las actividades que están incluidas son las correctas, si hay alguna que sobra o alguna que falta, es decir, qué hay que revisar y si tiene sentido modificar la cadena de valor.

A continuación, habrá que plantearse si las actividades de la nueva cadena de valor deben ser realizadas por personas o pueden ser robotizadas, es decir, realizadas por máquinas que realicen las actividades de forma más barata, más precisa y con mayor consistencia y rapidez.

Al final, en la actualidad, será casi seguro que tendremos un mix de personas y máquinas, y tendremos que redefinir nuevos procesos que permitan o faciliten el trabajo complementario entre ambos. Y aquí tendremos que ver el perfil de las personas que van a trabajar en las actividades de la cadena de valor y consecuentemente redefinir, si es necesario el layout y si tiene sentido, poner un futbolín, un ping-pong, sofás y fardos de paja, en espacios abiertos. Pero sólo si de verdad va a ayudar a que las personas trabajen mejor y sean más productivas. Si no es así y la empresa no resulta más competitiva, hay que olvidarse de trabajar en la forma. El dinero de la empresa no se puede gastar, hay que invertirlo.

A lo mejor, lo que hay que hacer es rodearse de profesionales autónomos que trabajen desde casa y podemos reducir muchos costes de oficina y de personal. En función del modelo que entendamos estratégicamente más adecuado, tendremos que ver la forma de dirigirlos, si bien me atrevería a asegurar que un modelo basado en un liderazgo real y no teórico ni de libro, debe ser el pilar de los nuevos modelos de dirección.

La forma de trabajar seguro que estará basada en equipos, pero ¿de qué tipo? Es de suponer que deberían ser equipos de proceso, multiculturales y multidisciplinares, pero la pregunta es si deben ser presenciales o virtuales. Como parte de la transformación digital, apostaría firmemente por la virtualidad.

La compensación debería tener como pilar una fuerte componente variable, en función de la contribución, con un peso específico muy importante para la contribución del equipo y donde habría que contemplar el papel o el peso de la máquina en la generación de valor.

Una vez que tenemos la estrategia, la organización y los recursos humanos, es el momento de establecer los sistemas de información que nos ayuden a la realización del trabajo interno y a las formas de estar presente en el mercado con garantías de éxito. Aquí aparecerán la web, las redes sociales, etc… pero ya con una infraestructura por detrás que garantice el éxito.