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El mal (y el coste) de la reunión

El mal de la reunión

Casi siempre que llamas a alguien en una empresa, te encuentras la misma respuesta: “está reunido”. Y lo más triste es que encima es cierto. Porque si fuera una excusa para no tener interferencias, aunque sería molesto para el que llama, al fin y al cabo tampoco estaría mal. Lo triste es que no es una excusa, es cierto y entonces la auténtica interferencia es la reunión.

¿Hay que mantener reuniones en las empresas? La respuesta obvia es sí. Pero cuántas reuniones, de qué características, de cuánto tiempo de duración y cómo deben estructurarse, eso ya es otra cosa.

Las reuniones tienen un alto coste, y por ello deben tener un objetivo claro y estar perfectamente estructuradas, de tal forma que: lleven el tiempo justo para cumplir con el/los objetivos; estableciendo la/s acción/es correspondiente/s; los responsables de llevarlas a cabo; y la fecha en la que deben realizarse.

Podemos hace una estimación rápida del coste de una reunión típica en la que están seis personas durante una hora y media, que ha empezado con un retraso de 15 minutos y donde el coste medio empresarial de los asistentes es de 65 euros la hora.

Empezamos por el coste del retraso, los famosos minutos de cortesía, (65€/h X 0,25 h/p X 6 p = 97,5€), luego el coste simplemente por empezar tarde esa reunión es de casi 100€. Si esto lo multiplicamos por el número de reuniones de este tipo al día y finalmente por el número de días de trabajo, la cifra puede ser increíble. Imaginemos 100 reuniones diarias y 220 días laborables: el coste debido a los famosos minutos de cortesía sería superior a los 2 millones de euros, que se descuentan directamente de los beneficios.

En esta misma empresa, el coste de las reuniones en sí sería de (65€/h X 1,5 h/p X 6p = 585€), es decir, unos 600 euros, lo que la año significaría un total aproximado de 13 millones de euros.

De estas reuniones, no más del 10% cumplen su objetivo, estableciendo un plan de acción, responsables y fecha de cumplimiento, de manera que aproximadamente 12 millones de euros son improductivos, y eso sin considerar los costes de oportunidad.

¿Puede una empresa permitirse el lujo de perder unos 14 millones de euros netos? Pues eso es lo que les está pasando a muchas. Mi consejo es menos reuniones, más cortas, con objetivos claros, sin retrasos y con compromiso de cumplimiento de las acciones acordadas. Y trabajar inteligentemente, así podremos disfrutar de más tiempo libre y el futuro de la empresa será más claro.

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